Bagaimana seorang PPIC bekerja berdampingan dengan tim marketing dan purchasing

APA ITU PPIC ?

Pernahkah anda mengenal istilah PPIC ? jika anda bekerja di perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur (produksi) and pasti akan sangat familiar dengan istilah ini. Karena PPIC erat kaitannnya dengan proses produksi.

Dalam artikel ini ALPHASOFT bermaksud untuk mengajak anda untuk memahami apa itu PPIC, mulai dari pengertian PPIC, manfaat PPIC dan mengapa PPIC perlu menggunakan ERP.

PPIC adalah

PPIC merupakan singkatan dari Production Planning and Inventory Control dari definisinya ada 2 pekerjaan besar yaitu Perencanaan Produksi dan Mengendalikan Persediaan.

Secara lengkap PPIC adalah suatu departement dalam suatu organisasi perusahaan yang berfungsi merencanakan dan mengendalikan rangkaian proses produksi (manufaktur) agar berjalan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan serta mengendalikan jumlah inventory/mengontrol mengontrol stok persediaan bahan baku yang akan diproduksi menjadi barang jadi agar sesuai dengan kebutuhan yang ada.

Departemen PPIC bekerja secara berdampingan dengan beberapa departemen seperti marketing dimana tim marketing mempunyai forecast dan estimasi berapa produk yang akan dijual ke customer sehingga PPIC mempunyai gambaran berapa produk yang harus di produksi yaitu dengan menggabungkan forecast dengan data-data lainnya.

Proses menghitung kebutuhan material untuk produksi disebut dengan Material Requirement Planning atau Perencaan Kebutuhan Material sehingga akan berhubungan dengan departemen Purchasing. Ketika material sudah datang ke pabrik PPIC memastikan barang tersebut segera masuk ke produksimulai dari memastikan bahwa gudang sudah mencatat barang yang baru datang itu ke dalam stoknya. Juga memastikan quality control sudah mengambil sampel dan memeriksa barang yang baru datang sehingga menjamin kualitas produk yang dibuat.

Pada Umumnya Staff Production Planning and Inventory Control memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

1. Menyediakan kebutuhan (marketing) tepat waktu, tepat barang dan tepat jumlah.

2. Meninjau forecast dari marketing kemudian membuat perencanaan produksi berdasarkan data-data lainnya.

3. Menghitung kebutuhan produksi seperti material-material yang dibutuhkan untuk memproduksi produk finish good.

4. Memastikan kebutuhan produksi terpenuhi dan memastikan material-material segera masuk ke produksi

5. Memastikan bagian inventory sudah melakukan QC sehingga menjamin kualitas produk dan sudah mencatat barang yang baru datang ke dalam stoknya.

6. Memastikan proses produksi berjalan sesuai jadwal

Manfaat PPIC

PPIC sangat penting bagi kelancaran proses produksi, sebab tanpa perencanaan dan pengendalian yang layak, pengiriman produk ke konsumen dapat tertunda dan ini dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan.

Beberapa manfaat PPIC antara lain:

1. Tingkat stok bahan baku dan persediaan barang setelah jadi akan selalu memadai, sesuai dengan kapasitas gudang dan sesuai dengan kebutuhan produksi

2. Proses produksi berjalan sesuai jadwal (tepat waktu) dan permintaan pelanggan dapat terpenuhi.

3. Laporan inventaris di gudang yang akurat

4. Memudahkan departemen lain seperti marketing dalam memasarkan produk, procurement dalam pengadaan bahan baku dan keuangan dalam melalui perencanaan produksi yang sistematis.
   
   

Mengapai PPIC perlu menggunakan ERP ?

Di era perkembangan teknologi yang semakin meningkat dan cepat, sangat sulit bagi perusahaan manufaktur untuk mengoptimalkan fungsi PPIC jika mereka masih mengelola bisnisnya secara manual ataupun dengan sistem yang tidak terintegrasi.

Sistem ERP merupakan solusinya karna dapat memudahkan operasional PPIC atau department manapun  dalam menjalankan kegiatannya.

Berikut ini adalah beberapa manfaat yang ditawarkan oleh sistem ERP untuk PPIC yang lebih optimal:

• Penjadwalan produksi dapat dilakukan secara  otomatis

• Persiapan BoM (Bill of Materials) dan routing yang lebih efisien

• Peringatan dini terhadap tingkat persediaan stok yang rendah

• Penjadwalan pemeliharaan peralatan dan mesin secara otomatis

• Reordering rules yang memungkinkan pemesanan produk secara otomatis ketika mencapai level minimum.

• Kemudahan dalam memonitor Stock On Hand di beberapa gudang, forecast masuk dan forecast keluar.

• Kemudahan dalam memonitor kebutuhan pelanggan

• Kemudahan dalam melakukan persediaan barang

• Kemudahan dalam pemeliharan mesin industry.