Salah satu faktor suksesnya implementasi adalah dukungan dari top management, ketika implementasi ERP sudah pasti akan melibatkan key user dari departement yang berbeda misal departement sales, departement akunting, dll.

Antara departement bisa saja terjadi perbedaan pendapat yang menghambat jalannya implementasi sehingga perlu dukungan dari top management untuk mengambil keputusan yang terbaik.

Sangat penting bagi perusahaan ketika memutuskan untuk membeli aplikasi ERP adalah mengetahui permasalahan yang ada di dalam perusahan kemudian harapan ketika menggunakan sistem nanti. Karna tanpa adanya harapan dan ekspektasi yang jelas nantinya akan menimbulkan kekecewaan ketika sistem sudah dipakai.

Jika perusahaan mampu mendefinisikan kebutuhannya maka dengan mudah mereka akan menemukan solusinya. Sebaliknya, jika perusahaan tidak mampu mendefinisikan kebutuhannya maka mereka akan terjebak pada apa yang mereka inginkan, sehingga meskipun mereka mendapatkan sesuatu tetapi tetap tidak akan menjawab kebutuhan mereka.

Setelah mendapat dukungan dari top manajemen, buat internal diskusi bersama key user masing-masing departemen anda yang mengerti proses bisnis di perusahaan anda, jika anda kesulitan harus mulai dari mana libatkan konsultan ERP yang berpengalaman.

Hasil dari proses bisnis analis dapat berupa flow chart dan deskripsi proses bisnis perusahaan secara detail.

Dokumen yang kurang lengkap dalam proses implementasi ERP akan berakibat kepada diskusi yang berulang-ulang dan hal ini bisa berakibat kepada keputusan yang berbeda-beda setiap kali mendiskusikan hal yang sama.

Anda pernah mendengar istilah "GARBAGE IN, GARBAGE OUT" ?

Seringkali perusahaan meremehkan tentang kualitas data tapi tidak banyak proyek implementasi berakhir fatal karna masalah akurasi data padahal sistem, SOP dan pengguna sudah siap.

Dalam beberapa industri seperti manufaktur, persiapan perpindahan data dari sistem lama ke sistem yang baru bisa menjadi tantangan sendiri.

Contoh dari pengalaman kami adalah mengimport master data barang di atas 100rb record yang terdiri dari master bahan baku, master semi finished good, master finished good.

Bisa anda bayangkan jika data yang ingin anda pindahkan sebanyak itu atau bahkan lebih dari itu dan bagaimana validitas data tersebut ? seperti product category, cost, quantity, dll. Apakah semua data harus dipindahkan atau hanya yang aktif saja ? bagaimana anda menentukan data yang aktif ?

Data-data lain yang perlu dipersiapkan seperti master data pelanggan, supplier, Chart of Account.
Ditambah lagi apabila data yang diberikan lebih dari 1 orang seperti bagian PPIC memberikan data BoM, tim akunting memberikan data produk. tentu bisa saja terjadi perbedaan data yang menghambat kelancaran go live.

Contoh lain data yang diberikan kepada kami berupa data yang tidak valid seperti :

• Tidak tersedia data cost untuk produk sehingga mempengaruhi nilai persediaan barang

• Data stok barang yang minus dari sistem sebelumnya

Tips : 

kami akan memberikan sesi khusus untuk membahas masalah master data sehingga anda punya kesiapan dalam menyiapkan master data dan melakukan koreksi sebelum persiapan perpindahan data.

Salah satu tips untuk memvalidasi data adalah menggunakannya pada saat prototype, UAT dan training sehingga user dapat memvalidasi data sekaligus membayangkan bagaimana penggunaan sistem secara lebih nyata.

Tujuan dari Testing adalah : 

- Menguji apakah konfigurasi yang di setup oleh konsultan sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan

- Menguji apakah fitur yang diinginkan susah sesuai dengan kebutuhan perusahaan

Pentingnya untuk melakukan testing terhadap modul atau fitur yang di kostumisasi oleh konsultan sehingga user dapat memastikan apakah fitur yang ingin dikostumsasi sudah sesuai dengan kebutuhan.- Meminimalisir untuk kondisi-kondisi yang tidak direncanakan/exception

Setelah konfigurasi sudah tepat, kostumisasi sudah di testing dengan baik dan semua data sudah diimport di sistem, langkah berikutnya adalah melakukan training kepada user terkait.

Penting untuk memastikan data sudah terimport di sistem sehingga ketika user mencoba melakukan trial mereka punya gambaran yang jelas seperti apa sistemnya nanti akan berjalan pada saat go live.

Setelah melakukan training kami biasanya memberikan waktu 1-2 minggu bagi semua user untuk melakukan dry-run atau trial sistem, sehingga user benar-benar siap ketika sistem akan digunakan full.

Mengapa ada perusahaan yang masuk dalam kategori sukses, lambat dan gagal dalam implementasi ERP? setelah kami amati bahwa perusahaan lah yang memegang peranan penting dalam keberhasilan implementasi dimana salah satunya adalah menangani adanya perubahan (change management) pada saat aplikasi berjalan, perlu adanya peran dari top management untuk mendorong employeenya untuk meluangkan waktu untuk menggunakan sistem di fasa dry-run/trial.

Selain itu setelah fasa go live penting untuk diingatkan kepada user untuk disiplin dalam penggunaan sistem.

Cut off strategi merupakan salah satu kunci keberhasilan dalam implementasi ERP dimana data-data yang akan diinput di sistem merupakan data outstanding seperti stock opname, outstanding AR, oustanding AP, Saldo Bank dan Kas.

Kelebihan dari strategi cut off adalah user memulai dengan transaksi yang baru, sehingga beban pekerjaan user tidak bertambah dalam hal penginputan data transaksi lama.