Kisah ini saya bagikan untuk kamu yang masih ragu atau belum tahu jika sistem bisa membuat bisnis lebih maju dan tertata rapi.
Saya ingat betul malam itu.
Saya duduk di meja makan dengan kalkulator, tiga lembar nota dari supplier, dan spreadsheet yang sudah saya pakai bertahun-tahun untuk melakukan pencatatn stok dan keuangan. Tapi ada yang aneh, stok barang di spereadsheet bilang masih ada 5 dus minyak goreng, tapi rak di gudang kosong.
Saya mulai panik. Toko saya, warisan dari orang tua, sudah saya kelola selama lebih dari 10 tahun. Kami bukan bisnis besar, tapi cukup untuk menghidupi dua keluarga. Saat itu saya masih berpikir spreadsheet sudah cukup untuk mengatur stok dan keuangan toko. Gratis, simpel, dan sudah saya kenal sejak kuliah.
Ternyata saya salah besar.
Masalahnya Terlihat Sepele, Tapi Efeknya Fatal
Hari itu saya kehilangan tiga pelanggan tetap hanya karena satu barang yang seharusnya ada, ternyata tidak ada. Mereka kecewa, meninggalkan toko tanpa barang yang dicari dan saya hanya bisa minta maaf. Padahal dalam bisnis kecil, kepercayaan pelanggan adalah segalanya. Tanpa pelanggan yang setia, kami tidak ada.
Setelah saya telusuri, ternyata karyawan saya salah input jumlah barang masuk. Ia tambahkan 15 dus, padahal hanya 12 yang datang. Tidak ada validasi, tidak ada sistem peringatan, tidak ada alarm apa pun. Spreadsheet saya hanya selembar kertas digital tanpa jiwa. Tetap pasda akhirnya kami gelagapan panik jika ketika stock opname jumlah ternyata tidak sesuai.
Dan percaya atau tidak hal ini terjadi bukan pertama kalinya. Pada akhirnya kami stres bersama.
Pencarian Solusi yang Awalnya Ragu
Malam itu juga saya mulai mencari alternatif. Saya tidak mau terus berkubang dengan masalah yang sama, yang membuat pelanggan bisa pergi satu per satu. Bukan hal yang mudah memang. Banyak software di luar sana, tapi kebanyakan terasa rumit, atau mahal, atau tidak cocok untuk toko kelontog kecil seperti saya. Saya butuh sesuatu yang sederhana, bisa diakses dari mana saja, dan terintegrasi: stok, penjualan, pembelian, bahkan laporan keuangan. Itu saja.
Saya sempat nyaris menyerah, sampai pada titik seorang teman merekomendasikan sistem berbasis cloud dari perusahaan lokal yang katanya bisa dipakai untuk UMKM, karena sistemnya disa dikustomisasi sesuai denga kebutuhan. “Coba aja dulu. Kalau nggak cocok, tinggal uninstall,” kata teman saya meyakinkan. Akhirnya saya putuskan untuk menghubungi tim advisor dari perusaan tersebut. Saya coba. Dan ternyata itu salah satu keputusan terbaik dalam hidup saya, untuk bisnis saya.
Mulai Berubah: Dari Manual ke Otomatis
Di minggu pertama, meskipun saya masih penyesuaian penggunaan sistemnya, tapi tim support dari perusahaan software itu dengan sigap menjawab setiap pertanyaan saya atau jika ada susuatu yang saya butuhkan. Setelah dipakai sudah bisa lihat perbedaannya, saya bisa membaca transaksi langsung dari kasir, dan otomatis update stok di gudang. Saya juga bisa tahu barang mana yang cepat habis, mana yang terlalu lama di rak. Tidak ada lagi hitung-hitungan manual, tidak ada lagi tebakan. Bahkan, saya sekarang bisa pantau semua dari HP saya. Di perjalanan ambil mengantar anak sekolah pun, saya bisa tahu omzet hari itu. Menyengkan, bukan?.
Apa yang Saya Pelajari dari Pengalaman ini?
Ternyata ini bukan soal teknologi atau kecanggihan. Tapi soal kontrol. Saya merasa kembali memegang kendali atas bisnis saya. Tidak lagi merasa gamang, tidak lagi takut salah hitung. Dan yang paling penting, saya bisa tidur lebih nyenyak tanpa ketakutan pelanggan pergi dengan kecewa.
Kalau kamu saat ini masih mengandalkan spreadsheet untuk mengelola stok dan penjualan, saya paham dan. Itu tidak salah. Saya pernah di posisi itu. Tapi saya juga tahu rasanya kehilangan karena alat catat yang tidak bisa diandalkan. Jika kamu pernah atau sering mengalami hal semacam ini, mungkin sudah waktunya kamu mulai melihat alternatif.
Terimakasih Alphasoft untuk insight bisnis yang sagat berharga ini. Kini bisnis saya jauh menyenangkan dan menenangkan. Saatnya kamu juga mencoba, tunggu apa lagi!.
Karena bisnis kamu terlalu berharga untuk dipertaruhkan hanya karena salah input angka.